De nos jours, en raison de plusieurs facteurs de plus en plus de professionnels se retrouvent confronter à des problèmes de dettes non payées. Cette situation les amène dans la plupart des cas à se lancer dans des processus de recouvrement de créances qui malheureusement ne portent pas leur fruit. Pourquoi ? Parce qu’ils s’y prennent mal. Comment s’y prendre en réalité ? Lisez ce qui suit pour tout savoir.
Documentez tout
Avant toute chose, vous devez savoir que c’est un processus assez complexe qui demande du temps et beaucoup d’attention. La bonne nouvelle est qu’il est aujourd’hui possible de s’en débarrasser en faisant recours à une agence de recouvrement de créances.
Lorsque vous vous entretenez avec le client au sujet de la dette impayée, notez soigneusement tout ce qui a été dit, y compris les commentaires du client au cas où il y aurait un futur litige sur la dette.
Si votre entreprise dispose d'un logiciel de suivi, saisissez tout dans le système pendant que la conversation est fraîche dans votre esprit. Au fil du temps, ajoutez tout détail supplémentaire à votre dossier pour le maintenir aussi à jour que possible.
Ne supposez rien
Lors du premier appel de recouvrement, assurez-vous rapidement que la dette n'a pas été payée. Ne repoussez pas le client. N'oubliez pas qu'il peut y avoir un potentiel d'affaires futures avec le client.
La dette en question peut être une erreur et non un problème de recouvrement. Faites attention à votre ton et à vos mots à ce stade. Attendez et écoutez ce que le client a à dire, et veillez à documenter l'interaction avec soin et précision.
Soyez agréable et contrôlé
Le ton de voix que vous utilisez peut influencer le succès de la conversation. Si vous entamez la conversation sur un ton amical et non conflictuel, le client peut réagir de manière plus positive.
Une fois que vous avez confirmé que vous parlez à la bonne personne au sujet de la facture impayée, demandez si vous pouvez faire quelque chose pour l'aider. Demandez-leur s'ils ont besoin d'informations supplémentaires.
Si vous donnez l'impression de vous intéresser à la situation du débiteur ou de comprendre sa version des faits, vous pouvez l'empêcher de se mettre sur la défensive. Cependant, restez en dehors de la situation. Votre travail dans le domaine du recouvrement de créances consiste en fin de compte à recouvrer la totalité de la dette le plus rapidement possible.